PENGERTIAN FILING SYSTEM
Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan,penyerahan
Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
1. TUJUAN FILING SYSTEM
a. MENGHEMAT WAKTU
Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.
b. MENGHEMAT BIAYA
Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.
c. MENGHEMAT TEMPAT
Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.
2. CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK
v Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin
v Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit
v Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai
v Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya
v Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan
v Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan
v Klasifikasi khusus
v Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan
3. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
Ø Filing cabinet
Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:
v lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip
v Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk
Ø Guide
Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
v Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio
v Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.
Ø Folder
Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :
v Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.
v Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.
v Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit
v Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
Ø Rak sortir
Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
Ø Kartu indeks
Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
Ø Laci kartu indeks
Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.
4. MACAM-MACAM FILLING SYSTEM
a) Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks
b) Sistem masalah
Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.
c) Sistem wilayah
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat
d) Sistem tanggal
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.
e) Sistem nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :
v Filing Sistem Nomor Dewey
v Filing Sistem Nomor Terminal Digit
